Mailing in Nextcloud

SMPT Server des Mailprovieders meckert

bei den Grundeinstellungen gebe ich alle Parameter des smtp Servers an. Warum ist es möglich, dass bei gleichbleibender Konfiguration ein Mailversand manchmal funktioniert, manchmal nicht

Die SMTP-Konfiguration in den Grundeinstellungen ist nur die statische Vorgabe: Server, Port, Verschlüsselung, Benutzer, Passwort, Absender. Jeder einzelne Versand ist aber eine neue Verbindung über Netzwerk, DNS, TLS und den SMTP-Server. Nextcloud ist dabei kein eigener Mailserver, sondern verbindet sich mit einem vorhandenen Mailserver.

Mögliche Ursachen (viele siehst du im Nextcloud Log)

1. SMTP-Timeout zu knapp

Wenn der SMTP-Server gerade langsam reagiert, ein Spam-/Virenscanner auf dem Mailserver prüft oder TLS länger dauert, kann ein Versand abbrechen, obwohl dieselben Daten beim nächsten Versuch funktionieren.

Parameter in der Config.php

'mail_smtptimeout' => 30,

2. Verschlüsselung

Wenn der Mailanbieter Port 465 anbietet, ist das oft stabiler, weil die TLS-Verbindung sofort aufgebaut wird.

3. SMTP Server limitiert oder drosselt:

Anzahl Mails pro Minute
Anzahl Logins pro Zeitfenster
Anzahl Verbindungen pro IP
Versand an externe Domains
Versand mit abweichender Absenderadresse

Dann sieht es in Nextcloud so aus, als wäre die Konfiguration fehlerhaft, obwohl der SMTP-Server nur zeitweise ablehnt. Das betrifft besonders 2FA per Mail, weil beim Login mehrere Codes in kurzer Zeit angefordert werden können.

4. Der Test-Mailversand ist nicht dasselbe wie jeder echte Versand

Der Button E-Mail senden in den Grundeinstellungen sendet laut Nextcloud eine Testmail an die E-Mail-Adresse, die im persönlichen Profil des angemeldeten Benutzers eingetragen ist.

Bei 2FA-Mails kann aber ein anderer Benutzer betroffen sein. Dann kann es an dessen hinterlegter Mailadresse, Empfänger-Server, Spamfilter oder Zustellbarkeit liegen.

5. Spamfilter prüfen

Es soll vorkommen, das 2FA Mails im Spamfilter landen

erweitertes SMTP Logging kurzfristig einschalten

Aktivierung des Debug Logs in config.php

'mail_smtpdebug' => true,
'loglevel' => 0,

Nach dem Test unbedingt wieder ausschalten!

'mail_smtpdebug' => false,
'loglevel' => 2,

Logs werden in das Nextcloud.log geschrieben, ansehen z.B. mit

docker exec -it nextcloud tail -f /var/www/html/data/nextcloud.log | grep -i mail

Manchmal kann es sinnvoll sein, Nextcloud neu zu starten.

docker compose up -d --force-recreate app

Administrative Einstellungen beim Versand der E-Mails

Bei den administrative Einstellungen des E-Mail Versandes ist zu beachten, über welches Absender-/SMTP-Konto Nextcloud bestimmte ausgehende E-Mails verschickt.

1. System E-Mailkonto

Das ist der klassische und meist empfohlene Weg.
Nextcloud verwendet dabei das zentrale SMTP-Konto aus den Admin-Grundeinstellungen beziehungsweise aus config.php.
Damit sendet Nextcloud Systemmails wie Passwort-Zurücksetzen, Benachrichtigungen, Freigaben, Aktivitätsmails und ähnliche Nachrichten über ein zentrales Konto. Laut Nextcloud-Doku kann Nextcloud selbst keine vollständige Mailserver-Funktion übernehmen, sondern verbindet sich mit einem vorhandenen Mailserver; die Grundeinstellungen schreiben die Werte in config/config.php.

2. E-Mailkonto des Benutzers

Diese Option nutzt nicht primär das zentrale Systemkonto, sondern versucht, über ein persönlich eingerichtetes Mailkonto des jeweiligen Nextcloud-Benutzers zu senden.

Das ist eine neuere Mail-Provider-Funktion. Laut Nextcloud-Dokumentation wurde sie ab Version 30 eingeführt. Sie erlaubt, System-E-Mails direkt über ein vom Benutzer konfiguriertes persönliches Mailkonto zu senden, ist derzeit aber auf Kalendereinladungen beschränkt. Außerdem wird aktuell die Nextcloud Mail App ab Version 4.1 benötigt, und der Benutzer muss dort ein passendes Mailkonto eingerichtet haben.

Empfehlung für deine Umgebung

Für die Docker-Nextcloud mit zentralem SMTP für Passwort-Reset und 2FA in den Grundeinstellungen System E-Mailkonto verwenden.